Sosiaalihuollon asiakastietovarannon (asiakastietovaranto) käyttöönotto koskettaa jokaista sote‑toimijaa. Kyse ei ole vain teknisestä liittymisestä Kanta‑järjestelmään, vaan kokonaisvaltaisesta toimintatapojen, tietoturvan, tietosuojan ja tiedonhallinnan uudistamisesta. Asiakastietovaranto on osa valtakunnallisia Kanta‑palveluja, ja sosiaalihuollon palvelunantajien on liityttävä sen käyttäjiksi 1.9.2026 mennessä. Palvelunantajan asiakastietojärjestelmän tulee tallentaa sosiaalihuollon asiakastiedot suoraan Kannan asianmukaiseen tietovarantoon, josta tiedot ovat ammattilaisten käytettävissä ajantasaisesti ja tietoturvallisesti.
Asiakastietovarannon käyttöönotto etenee vaiheittain ja asettaa palvelunantajille velvoitteita toimintatapojen muutoksiin, kirjaamiskäytäntöihin ja rekisterinkäyttöoikeuden soveltamiseen, erityisesti silloin kun yksityinen palveluntuottaja tuottaa palveluja hyvinvointialueen rekisteriin. Käyttöönottoon liittyvät vastuut ovat selvästi määriteltyjä – mutta organisaatioille vaativia.
Monitasoinen muutos: tietosisällöt, tekniset vaatimukset ja toimintakulttuuri
Asiakastietovarannon käyttöönottoon liittyy useita samanaikaisia velvoitteita:
1. Lainsäädännön velvoitteet
Asiakastietolaki ja sen siirtymäajat velvoittavat sekä julkisia että yksityisiä palveluntuottajia ottamaan asiakastietovarannon käyttöön ja varmistamaan, että liittymiseen käytettävä tietojärjestelmä on sertifioitu ja yhteensopiva. Kaikki sosiaalihuollon asiakirjat on kirjattava rakenteisesti sosiaalihuollon asiakirjamääritysten mukaisesti.
2. Rekisterinkäyttöoikeus ja yhteistyö
Kun yksityinen palveluntuottaja toimii hyvinvointialueen rekisterissä, tiedot tallennetaan Kantaan rekisterinpitäjänä toimivan alueen asiakasrekisteriin rekisterinkäyttöoikeuden perusteella. Tämä edellyttää suhdelinjausten, prosessien ja teknisen yhteentoimivuuden täsmällistä määrittelyä.
3. Toimintakulttuurin muutos
Käyttöönotto vaikuttaa asiakastietojen kirjaamiseen, vastuukysymyksiin ja ammattilaisten arkeen:
– merkinnät näkyvät asiakkaalle OmaKannassa
– kirjaamisen tulee olla yhdenmukaista ja rakenteista
– tietojen laatuun kohdistuu kasvavia odotuksia
Käyttäjillä voi olla huolia osaamisesta, vastuunjaosta ja virheiden vaikutuksista. Nämä tuntemukset ovat yleisiä ja edellyttävät hyvää perehdytystä ja tukea.
Tietosuoja ja tietoturva – käyttöönoton kriittisin osa-alue
Digitalisaation ja lisääntyvän kirjaamisen myötä tietosuojan ja tietoturvan vaatimukset kiristyvät. Palvelunantajan vastuulla on huolehtia henkilötietojen luottamuksellisuudesta, eheydestä ja käytettävyydestä, sekä varmistaa että henkilöstö noudattaa tietoturvakäytäntöjä päivittäin. Tietoturvaloukkauksista voi seurata tuntuvia taloudellisia ja toiminnallisia riskejä.
Tietosuojavelvoitteet kumpuavat muun muassa:
- asiakastietolaista
- EU:n tietosuoja-asetuksesta (GDPR)
- Valviran ja THL:n määräyksistä
Hyvä tietosuojan taso ei synny itsestään – se vaatii jatkuvaa ylläpitoa, osaamista ja suunnitelmallisuutta.
Näin HyväSOTE‑tietopalvelu ja tietoturvaneuvonta auttavat SOTE‑toimijoita täyttämään vaatimukset
HyväSOTE on suunniteltu vastaamaan juuri asiakastietovarannon‑käyttöönoton haasteisiin. Se tarjoaa sekä teknistä tuki-infrastruktuuria että käytännönläheistä asiantuntijaohjausta.
1. Tiedon kokoaminen ja yhtenäistäminen
HyväSOTE muodostaa reaaliaikaisen tilannekuvan, joka kokoaa eri järjestelmistä tulevan datan yhteen ja tukee tiedolla johtamista. Näin organisaatiot voivat varmistaa, että niiden tietorakenteet ja prosessit vastaavat Kanta-palveluiden vaatimuksia.
2. Valmiit tietomallit ja raportit
Asiakastietovaranto edellyttää rakenteista kirjaamista ja täsmällisiä tietomäärittelyjä. HyväSOTE tarjoaa valmiit raportointimallit ja tietorakenteet, jotka helpottavat käyttöönottoa ja varmistavat laadukkaan, yhdenmukaisen tiedonhallinnan.
3. Tekoälyavusteinen analytiikka toimintojen ohjaamiseen
HyväSOTEn analytiikka tukee resurssien kohdentamista, palvelutarpeiden tunnistamista ja prosessien parantamista – keskeisiä edellytyksiä asiakastietovaranto‑muutoksessa.
4. Tietosuoja- ja tietoturvaneuvonta
HyväSOTE tarjoaa erillistä tietosuoja- ja tietoturvaneuvontaa, joka auttaa palveluntuottajia täyttämään asiakastietovarannon käyttöönoton myötä tiukentuvat tietoturvavaatimukset. Palvelu tarjoaa:
- ajantasaisen ohjeistuksen
- tietoturvakäytäntöjen suunnittelun
- riskienhallinnan tuen
- jatkuvan tietoturvan tilannekuvan ylläpidon
Tämä keventää organisaation kuormitusta ja varmistaa vaatimustenmukaisuuden.
5. Pilotoinnit ja jatkuva kehittäminen
HyväSOTE toteuttaa pilotointeja ja kyselyitä hyvinvointialueiden kanssa, jotta käyttöönottoa voidaan tukea oikea-aikaisesti ja käytännönläheisesti.
Yhteenveto: onnistunut Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto vaatii suunnittelua, tukea ja oikeat työkalut
Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto on historiallinen muutos, joka määrittää sosiaalihuollon tiedonhallinnan seuraaviksi vuosiksi. Se vaatii selkeitä rooleja, järjestelmien sertifiointia, rakenteista kirjaamista, tietosuojan vahvistamista ja ammattilaisten osaamisen tukemista.
HyväSOTE on kokonaisratkaisu, joka:
- helpottaa Kanta‑vaatimusten täyttämistä
- parantaa tiedon laatua ja käytettävyyttä
- tukee kirjaamista ja prosessien yhtenäistämistä
- varmistaa tietosuojan ja tietoturvan toteutumisen
- ja auttaa johtamaan toimintaa tiedolla.
