Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto
Kanta-palveluiden liittymisvelvoitteen takarajaan aikaa
Palvelumme sosiaalihuollon organisaatioille
Suunnittelu
Suunnittelu
Projektijohtaminen
Projektijohtaminen
Koulutus
Koulutus
Mistä lähteä liikkeelle?
Olemme koostaneet alle toimenpidelistan palveluntuottajien tueksi sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönottoon.
Suunnittele ja aikatauluta
Selvitä ja suunnittele seuraavat asiat:
- Kenelle tuotatte palveluita, eli ketkä ovat rekisteripitäjiä?
- Miten rekisterinpitäjät ovat aikatauluttaneet käyttöönoton?
- Tukeeko asiakastietojärjestelmänne Kanta-palveluita?
- Tukeeko asiakastietojärjestelmänne tuottamienne palvelutehtävien rakenteisia asiakirjoja
Mikäli organisaationne hoitaa käyttöönoton ilman ulkopuolista tukea, on käyttöönottoon hyvä varata useampia kuukausia työaikaa.
Käyttämällä HyväSOTE:n tukipalveluita saadaan käyttöönotto vietyä läpi muutamassa viikossa.
Hanki toimikortit ja kortinlukijat
Kanta-palveluiden kanssa asiakastietojärjestelmiin kirjautumisessa käytetään toimikortteja. Toimikorttityyppi riippuu käyttäjän koulutuksesta:
- ammattikortit rekisteröidyille sote-ammattilaisille
- henkilöstökortit sote-henkilöstölle, jotka eivät ole rekisteröityjä ammattilaisia
- toimijakorit organisaation muille toimikorttia tarvitseville henkilöille
Kaikki toimikortit ovat voimassa 5 vuotta. Ammattikortit ovat ammattilaisten omistamia kortteja ja henkilöstö- ja toimijakortit organisaation omistamia kortteja.
Lisätietoa löytyy Digi- ja väestötietoviraston verkkosivuilta
Päivitä tietoturvasuunnitelma
Kanta-palvelut mahdollistavat pääsyn jatkossa laajasti kansalaisten sosiaali- ja terveystietoihin. Osana Kanta-palveluiden käyttöönottoa organisaation on päivitettävä tietoturva- ja tietosuojasuunnitelmansa vastaamaan kulloinkin voimassa olevia vaatimuksia. Tietosuojasta huolehtiminen on jatkuvasti työtä vaativa prosessi joka kannattaa antaa ammattilaisten hoidettavaksi.
Tutustu HyväSOTE:n tietosuojapalveluun ja varmista organisaatiosi varautuminen ja käyttäjien osaamistason ylläpitäminen
Tee liittymisen toimenpiteet
Varsinainen Kanta-palveluiden käyttäjäksi liittyminen tapahtuu kanta.fi-sivuston ohjeiden mukaan. Liittyminen koostuu:
- Kanta.fi extranet tunnusten luomisesta
- Kanta-liittymishakemuksen täyttämisestä
- Käyttöönottokokeen suorittamisesta
Käyttöönottokokeen suorittamisen jälkeen organisaationne on täyttänyt lakisääteisen velvoitteensa ja on valmis aloittamaan Kanta-palveluiden hyödyntämisen.
Kouluta käyttäjät
Kanta-palveluiden käyttöönotto muuttaa toimintatapoja sote-palveluissa. Henkilökuntanne tarvitsee koulutusta ja tukea:
- Kanta-palveluiden käytössä ja tiedonhallinnassa
- Rakenteisten asiakirjojen käytössä
- Tietosuojaan liittyvistä asioissa
Riittävä ja ajantasainen koulutus on edellytys onnistuneelle palvelutuotannolle ja merkittävä tekijä henkilöstön tyytyväisyydessä.
HyväSOTE tuottaa osallistavaa, henkilöstön tarpeet huomioivaa koulutusta, joka varmistaa osaamisen jatkossakin muuttuvassa toimintaympäristössä.
Palvelupakettimme palveluntuottajille
Kanta-paketti
Kanta käyttöönoton ohjaus- ja tukipalvelu-
Vakioitu käyttöönoton sisältö ja aikataulu
-
Sähköposti- ja puhelintuki
-
Useiden palveluntuottajien yhteiset tapaamiset
Kanta-paketti plus
Kokonaispaketti Kanta käyttöönottoon-
Vakioitu käyttöönoton sisältö
-
Räätälöity aikataulu
-
Sähköposti- ja puhelintuki
-
Palveluntuottajan omat tapaamiset
Kanta-paketti räätälöity
-
Tarvekartoituksen perusteella tehtävä tarjous
-
Räätälöity käyttöönoton sisältö ja aikataulu
-
Sähköposti- ja puhelintuki
-
Palveluntuottajan omat tapaamiset
-
Projektinhallinta
Mihin kiinnittää huomiota?
Olemme koostaneet alle listan huomioitavia asioita palveluntuottajien Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotosta.
Kerro selkeästi hyvinvointialueenne aikatauluista
Palveluntuottajista valtaosa on pieniä toimijoita joille Kanta-palveluiden käyttöönotto on merkittävä ponnistus. Varmistaaksenne palveluntuottajienne kyvyn tuottaa palveluita myös jatkossa on heille tärkeä kommunikoida aikatauluvaatimuksista selkeästi ja ajoissa.
Kerro selkeästi vaatimuksista asiakastiedon dokumentoinnin suhteen
Hyvinvointialue vastaa rekisterinpitäjänä asiakastyön dokumentoinnin vaatimuksista. Vaikka asiakastietolaki määrittelee tiedonkeruun vaatimuksiksi riittävät ja ajantasaiset tiedot, helpottaa palveluntuottajia mikäli hyvinvointialueelta tulee selkeät ja perustellut ohjeet vähimmäisvaatimuksille sosiaalipalveluittain.
Ohjaa palveluntuottajia hakemaan ulkopuolista tukea
Riittävä ja ajantasainen ymmärrys Kanta-palveluiden käyttöönoton vaatimuksista auttaa palveluntuottajia ottamaan asiakastietovarannon käyttöön kustannustehokkaasti. Samoin koulutus on edellytys onnistuneelle palvelutuotannolle ja merkittävä tekijä henkilöstön tyytyväisyydessä.
HyväSOTE tuottaa osallistavaa, henkilöstön tarpeet huomioivaa käyttöönoton tukea ja koulutusta, joka varmistaa osaamisen jatkossakin muuttuvassa toimintaympäristössä.
Palvelupakettimme palvelunjärjestäjille
Kanta-paketti
Kanta käyttöönoton ohjaus- ja tukipalvelu-
Tietokokonaisuuden määrittely HVA ostopalveluiden kanssa
-
Palveluntuottajien kontaktointi ja aktivointi
-
Palveluntuottajien koulutus tietojärjestelmäriippumattomasti
Kanta-paketti räätälöity
-
Tarvekartoituksen perusteella tehtävä tarjous
-
Räätälöity käyttöönoton sisältö ja aikataulu
-
Projektinhallinta
Tulevat tapahtumat
Järjestämme kesän aikana runsaasti tapahtumia sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönottoon ja käyttöön liittyen.
Tule kuulolle ja täydennä tietojasi.
kesäkuu
heinäkuu
elokuu
Yhteistoiminta hyvinvointialueet ja palveluntuottajat
Hyödyntääkseen näitä mahdollisuuksia tulee hyvinvointialueiden ottaa kokonaisvaltaisesti sote-palveluiden tiedonhallinta hallintaansa ja ohjata palveluntuottajien tiedonkeräämistä määrätietoisesti kohti entistä tehokkaampaa ja parempaa palveluohjausta ja vaikuttavaa asiakaskokemusta.Meiltä löytyy osaamista sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotosta jo useiden kymmenien projektien verran ja voimme auttaa hyvinvointialueita ja palveluntuottajia toimimalla linkkinä eri toimijoiden välillä.
Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto asettaa runsaasti vaatimuksia sote‑toimijoille – näin HyväSOTE auttaa onnistumaan
Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto on historiallinen muutos, joka määrittää sosiaalihuollon tiedonhallinnan seuraaviksi vuosiksi. Se vaatii selkeitä rooleja, järjestelmien sertifiointia, rakenteista kirjaamista, tietosuojan vahvistamista ja ammattilaisten osaamisen tukemista.
HyväSOTE on kokonaisratkaisu, joka:
• helpottaa Kanta vaatimusten täyttämistä
• parantaa tiedon laatua ja käytettävyyttä
• tukee kirjaamista ja prosessien yhtenäistämistä
• varmistaa tietosuojan ja tietoturvan toteutumisen
• ja auttaa johtamaan toimintaa tiedolla.
Tiesitkö, että palveluntuottajien kannattaa jo liittyä Kanta-palveluihin, vaikka osalla hyvinvointialueista ei vielä ole käyttöönottoaikatauluja
Palveluntuottajille on tärkeää valmistautua Kanta-palveluiden käyttöönottoon ennakoivasti, vaikka kaikki hyvinvointialueet eivät ole vielä tehneet päätöksiä tai määritelleet aikarajoja.
Laadukas tieto on avain onneen tekoälynkin kanssa
Tekoälystä ja tekoälyn hyödyntämisestä puhutaan sosiaali- ja terveyspalveluissakin tällä hetkellä paljon. Toimiakseen tekoäly tarvitsee taustalle laadukasta, tasalaatuista ja riittävän monipuolista aineistoa rakenteisessa muodossa. Kanta-palvelut tarjoavat tähän hyvän alustan.
Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotot hyvinvointialueilla etenevät, tiedonkulussa tunnistettu haasteita.
Me HyväSOTE:lla pystymme auttamaan palvelunjärjestäjiä sekä palveluntuottajia. Pyrimme kaikki valtakunnallisesti samaan lopputulokseen ja teemme kaikki yhteistä asiakokonaisuutta. Keskittämällä informaatiota ja tiedonkeruuta meidän tehtäväksemme kaikki säästävät kustannuksissa ja työajassa.
Oletko valmis ottamaan riskin siitä miten lakia tulkitaan?
Kanta-palveluita on käytetty Suomessa 14 vuotta, ja niiden käyttöä kehitetään aktiivisesti koko ajan. Ne eivät siis ole katoamassa mihinkään. Päin vastoin, Kanta-palvelut tulevat laajenemaan kansallisesti ja kansainvälisesti eurooppalaiseen terveysdata-avaruuteen (EHDS). Juridiseen tulkintaan erityisesti sosiaalihuollon asiakastietojen hallinnan ja tietojärjestelmien käytön osalta ei ole vielä tehty ennakkopäätöksiä. Ydinkohtina olevat asiakastietolain velvoitteet liittyen Kanta-palveluihin ja tietojärjestelmävaatimuksiin ovat edelleen hieman “häilyviä” kokonaisuuksia. Keskusteluissa on ollut esillä turvasähköpostin käyttäminen tiedonsiirrossa palveluntuottajalta palvelunjärjestäjälle. Lain kolmannessa luvussa tietojärjestelmä on määritelty seuraavasti: “Tietojärjestelmällä ohjelmistoa, järjestelmää tai osajärjestelmää, jota valmistajan suunnittelemien ominaisuuksien mukaisesti on tarkoitettu käytettäväksi asiakasasiakirjojen sähköiseen käsittelyyn, asiakirjojen tallentamiseen valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin tai valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin liittämiseen tai jolla sosiaali-
Osallistavalla käyttäjäkoulutuksella positiivista suhtautumista kirjaamiseen
Henkilökunnan koulutus ja osallistaminen takaavat sujuvan siirtymisen SHA / Kanta-palveluihin.
Kanta-palveluihin siirtyminen aiheuttaa varmastikin harmaita hiuksia organisaatioille, sillä kokonaisuus vaikuttaa suurelta ja useat toiminnot pitää synkronoida uudelleen. Henkilökunnan koulutus ja osallistaminen, sekä uusien toimintatapojen tuominen osaksi rutiinia kannattaakin aloittaa jo pikapikaa.