Henkilökunnan koulutus ja osallistaminen takaavat sujuvan siirtymisen SHA / Kanta-palveluihin.
Kanta-palveluihin siirtyminen aiheuttaa varmastikin harmaita hiuksia organisaatioille, sillä kokonaisuus vaikuttaa suurelta ja useat toiminnot pitää synkronoida uudelleen. Henkilökunnan koulutus ja osallistaminen, sekä uusien toimintatapojen tuominen osaksi rutiinia kannattaakin aloittaa jo pikapikaa.
Suosittelemme ottamaan koko henkilökunnan jo heti alusta lähtien mukaan muutoksiin, eikä jättää niitä pelkästään organisaation tulevan arkistonhoitajan vastuulle. Erityisen tärkeää on kertoa henkilökunnalle MIKSI Kanta-palvelut ovat hieno asia. Uusien asioiden omaksuminen on helpompaa ja motivoivampaa, kun kaikki osallistuvat muutokseen ja ymmärtävät MITEN se auttaa heitä tulevaisuudessa.
Vaikka käyttöönottoa ei olisikaan vielä tehty, esimerkiksi uudet tallennusformaatit (arkistomuotoiset pdf:t) voidaan jo ottaa käyttöön. Kanta-palveluihin tallennettavien formaattien käyttö ei ole ihan jokapäiväistä, joten uusia rutiineja on hyvä muuttaa ja opetella etukäteen ennen suurempia muutoksia. Lisäksi liitteiden myöhempi lisääminen Kanta-palveluun nopeutuu ja helpottuu. Tämän lisäksi organisaatio pystyy opettelemaan jo muitakin liittymistä helpottavia asioita.
Näin siirtymästä ei tule kerralla liian raskas, ja kirjaamiseen käytettävä aika lyhenee merkittävästi, joka puolestaan tuo kustannussäästöjä. Siirtyminen on siis henkisesti ja taloudellisesti sujuvampaa.
Me HyväSotessa voimme esimerkiksi auttaa suunnittelemaan siirtymistä sekä kouluttamaan henkilökuntaanne.
